Das Konzept der Workation gewinnt in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung. Dabei handelt es sich um eine moderne Arbeitsform, bei der Arbeit und Urlaub miteinander verbunden werden, indem die Arbeit an einem anderen Ort als dem regulären Arbeitsplatz verrichtet wird. Doch welche steuerlichen Regelungen greifen, wenn das Home-Office ins Ausland verlegt wird?
Im folgenden Artikel geben wir dir einen Überblick darüber, welche Steueraspekte bei einer Workation zu beachten sind, welche Kosten möglicherweise absetzbar sind, was die 183-Tage-Regel bedeutet und welche rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden müssen.
Eine Workation ermöglicht es Mitarbeitenden, für eine begrenzte Zeit im Ausland zu arbeiten – ob in einer Metropole, in der Natur oder bei Verwandten. Während das Konzept viele Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Produktivität bietet, bringt es auch steuerliche und rechtliche Herausforderungen mit sich.
Besonders komplex sind dabei die Fragen rund um die Steuerpflicht, denn je nach Aufenthaltsdauer und Zielland können unterschiedliche Vorgaben greifen. Für Unternehmen und Mitarbeitende ist es daher enorm wichtig, die steuerlichen Rahmenbedingungen im Vorfeld genau zu prüfen, um ungewollte Verpflichtungen oder gar eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Ob eine Workation steuerlich geltend gemacht werden kann, hängt maßgeblich vom beruflichen Bezug der Reise ab. Während private Aufenthaltskosten nicht absetzbar sind, gibt es bestimmte steuerliche Möglichkeiten, wenn die Workation betrieblich veranlasst ist oder mit einer Weiterbildung kombiniert wird.
Grundsätzlich gilt: Nur Kosten, die einen klaren beruflichen Bezug haben, sind steuerlich absetzbar. Während klassische Reisekosten, Unterkunft oder Verpflegung in der Regel nicht geltend gemacht werden können, lassen sich bestimmte Ausgaben durchaus von der Steuer absetzen. Dazu gehören zum Beispiel die Miete für einen Co-Working-Space, notwendige Arbeitsmaterialien wie Laptop oder mobiles Internet sowie spezielle Versicherungen, die für den Auslandsaufenthalt abgeschlossen wurden. Angestellte können zudem die Home-Office-Pauschale von sechs Euro pro Tag (maximal 210 Tage im Jahr) und eine Pauschale für Telefon- und Internetkosten ansetzen.
Selbstständige können Kosten, die im Zusammenhang mit einer Workation stehen, als Betriebsausgaben absetzen, sofern sie nachweislich beruflich veranlasst sind. Dazu gehören beispielsweise Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung, wenn diese primär für berufliche Zwecke anfallen. Besonders attraktiv wird es, wenn eine Workation mit einem Seminar oder einer Weiterbildung verbunden ist. Solche „Auswärtstätigkeiten“ oder Bildungsreisen bieten zusätzliche Steuervorteile, sofern der berufliche Bezug eindeutig nachgewiesen werden kann.
Wichtig ist, dass das Finanzamt genau prüft, ob es sich tatsächlich um eine notwendige Fortbildung handelt. Sprachkurse oder Coachingausbildungen werden oft nur anteilig anerkannt, und bei vielen anderen Kursen kann es schwierig sein, einen direkten Berufsbezug nachzuweisen. Wird die Weiterbildung offiziell vom Arbeitgeber angeordnet, sind die Reisekosten auch dann steuerlich absetzbar, wenn private Urlaubstage an den Aufenthalt angehängt werden. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob und wie sie eine Workation strategisch als steuerlichen Vorteil nutzen können.
Die 183-Tage-Regelung spielt für Workations eine zentrale Rolle und ist entscheidend für die steuerliche Behandlung längerer Auslandsaufenthalte. Sie besagt, dass der Arbeitslohn im Tätigkeitsstaat besteuert wird, wenn eine bestimmte Aufenthaltsdauer überschritten wird. Je nach Doppelbesteuerungsabkommen kann dies das Kalenderjahr oder ein rollierender Zwölfmonatszeitraum sein.
Viele Länder, darunter Frankreich und Italien, berücksichtigen alle Anwesenheitstage, also auch Urlaubs- und Krankheitstage. Andere Staaten, wie etwa Dänemark, orientieren sich ausschließlich an den tatsächlichen Arbeitstagen. Unternehmen sollten die jeweiligen Regelungen genau prüfen und die erforderlichen Nachweise wie die A1-Bescheinigung einholen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Neben steuerlichen Fragen gibt es noch weitere Aspekte, die bei der temporären Remote-Arbeit aus dem Ausland eine Rolle spielen:
Workations bieten viele Vorteile, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung. Neben steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sind zahlreiche weitere Aspekte zu beachten. Unternehmen sollten klare Richtlinien für mobiles Arbeiten im Ausland in Form einer Betriebsvereinbarung festlegen und die Mitarbeitenden frühzeitig über ihre Pflichten informieren. Wer sich gut vorbereitet und alle relevanten Rahmenbedingungen prüft, kann aus einer Workation das Beste herausholen – für sich selbst und das Unternehmen.
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