Workation: A1-Bescheinigung bei Remote Work aus dem Ausland

Hier erfährst du, was eine A1-Bescheinigung ist und warum sie bei Workations so wichtig ist. 

Wenn ein deutscher Arbeitgeber einen Mitarbeitenden vorübergehend ins Ausland entsendet, um dort für das Unternehmen tätig zu werden, muss der Sozialversicherungsschutz für die Zeit im Ausland gesichert sein.

Liegt eine sogenannte Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn vor, lässt sich dies für das EU-Ausland relativ einfach organisieren. Die A1-Bescheinigung spielt hierbei eine wichtige Rolle. 

Workation und Entsendung

Klassische Fälle einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn sind Dienstreisen, Messen, Seminare oder Tagungen im Ausland.

Eine Workation erfüllt in der Regel die Voraussetzungen einer Entsendung: Der Mitarbeitende hat keinen Anspruch auf Workation und das Arbeiten aus dem Ausland erfolgt mit Zustimmung des Arbeitgebers.

In diesem Fall ist das entsendende Unternehmen dazu verpflichtet, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Der Mitarbeitende ist verpflichtet, diese A1-Bescheinigung während des gesamten Auslandsaufenthalts mitzuführen.

Was regelt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist der Beleg dafür, dass die im europäischen Ausland erwerbstätige Person weiterhin im Heimatland sozialversichert ist. So wird vermieden, dass auch im Ausland Sozialversicherungsbeiträge eingefordert werden. Die A1-Bescheinigung ist in der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz gültig. 
 
Eine A1-Bescheinigung ist derzeit für folgende Länder erforderlich:

• Belgien
• Bulgarien
• Dänemark
• Estland
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Irland
• Island
• Italien
• Kroatien
• Lettland
• Liechtenstein
• Litauen
• Luxemburg
• Malta
• Niederlande
• Norwegen
• Österreich
• Polen
• Portugal
• Rumänien
• Schweden
• Schweiz
• Slowakei
• Slowenien
• Spanien
• Tschechien
• Ungarn
• Vereinigtes Königreich (Großbritannien nur bis zum 31. Oktober 2019)
• Zypern

Achtung: Für jede Workation muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Auch bei kurzen Arbeitsaufenthalten im EU-Ausland sollte die A1 Bescheinigung beantragt werden.  

Die Beantragung sollte immer so früh erfolgen, dass die A1-Bescheinigung rechtzeitig vorliegt. In der Regel ist die Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch abrufbar. Sollte dies nicht klappen, kann der ausgedruckte Antrag als Nachweis mitgeführt werden.  

Compliance-Verstöße: Sanktionen und Bußgelder

Laut der Deutschen Rentenversicherung wird aktuell verstärkt kontrolliert, ob die erforderliche A1-Bescheinigung bei grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit vorliegt. Grund hierfür sind neue nationale Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping. 

In welcher Form der fehlende Nachweis geahndet wird, ist unterschiedlich. Einige Länder lassen Verstöße mit empfindlichen Geldbußen von mehreren Tausend Euro ahnden. Zahlen muss im ersten Schritt in der Regel die oder der Beschäftigte, letztlich verpflichtet ist allerdings meist der Arbeitgeber. Der Mitarbeitende hat in diesen Fällen einen Erstattungsanspruch. 

Andere Länder erheben statt Geldstrafen die Sozialversicherungsbeiträge für die entsprechenden ausländischen Versicherungsträger – für jeden Tag des Auslandsaufenthalts. 

Brenzlig kann es auch werden, wenn tatsächlich ein Versicherungsfall eintritt und keine gültige A1-Bescheinigung vorliegt.

Kommt es zum Beispiel während der Workation zu einem Arbeits- oder Wegeunfall, so entscheidet die Feststellung der Leistungspflicht darüber, welcher Versicherungsträger für die damit verbundenen Kosten aufkommen muss. 

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

Für Beschäftigte erfolgt der A1-Antrag immer durch den Arbeitgeber. Das elektronische Antragsverfahren ist dafür verpflichtend. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Arbeitgeber beantragen die Ausstellung einer A1-Bescheinigung entweder über eine vorhandene Lohn- oder Entgeltabrechnungssoftware oder über eine Ausfüllhilfe. 

Das SV-Meldeportal

Die Ausfüllhilfe wurde bis vor kurzem auf der Website sv.net zur Verfügung gestellt. Seit dem 4. Oktober 2023 wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt. Es folgt dem Online-Zugangsgesetz (OZG) und ist Teil des Portalverbunds für die öffentliche Verwaltung. 

Die Sozialversicherungsträger (Gesetzliche Krankenversicherung, Deutsche Rentenversicherung, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung und Bundesagentur für Arbeit) sind beauftragt, das SV-Meldeportal und die integrierte Ausfüllhilfe dauerhaft den Arbeitgebern und auch den Selbstständigen für den elektronischen Datenaustausch nach SGB IV und dem Aufwendungsausgleichsgesetz zur Verfügung zu stellen. 

Auch dieses neue Portal bietet eine Ausfüllhilfe an. Um das Portal nutzen zu können, musst du für dein Unternehmen ein Unternehmenskonto registrieren, basierend auf einem Elster-Organisationszertifikat. Wenn keine deutsche betriebliche Steuernummer, die zur Einrichtung des Unternehmenskontos benötigt wird, vorhanden ist, ist eine Registrierung über die BundID als alternative Zugangsmöglichkeit vorgesehen. 

Ziel des SV-Meldeportals ist es, den elektronischen Datenaustausch zwischen Arbeitgebern, Leistungserbringern und Krankenkassen sowie deren Geschäftspartnern zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das ist hilfreich, dennoch bedeutet die Antragstellung in der Praxis einen erheblichen administrativen Aufwand, da eine Vielzahl von Daten benötigt werden. Dies birgt das Risiko von Fehlern durch falsche Eingaben. 

Wo wird die A1-Bescheinigung beantragt?

Ausschlaggebend ist, wie der Remote Worker während seiner Workation krankenversichert ist. Je nachdem, muss man sich die A1-Bescheinigung an unterschiedlichen Stellen beantragen:

• Bei der Krankenkasse, wenn die erwerbstätige Person in der gesetzlichen Krankenversicherung pflicht-, freiwillig oder familienversichert ist. Dies gilt auch, wenn sie in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist und über eine private Zusatzversicherung verfügt.
• Beim Rentenversicherungsträger, wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und nicht berufsständisch versorgt ist.
• Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV), wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und darüber hinaus berufsständisch versorgt ist.

Hier findest du einen Überblick, was Unternehmen und Arbeitnehmer:innen beachten müssen, damit Workations rechtssicher ablaufen.

Bei einer Workation im EU-Ausland ist der administrative Aufwand für die Sicherstellung des Verbleibs in der deutschen Sozialversicherung überschaubar. Deutlich effizienter wird das Management von Workations, wenn du die notwendigen Prozesse automatisierst. Wir helfen dir bei der effizienten Umsetzung rechtsgeprüfter Workations mit gezielten Beratungsdienstleistungen und unserer KPMG-geprüften Plattform WHATEVER.WORKS.