Workations sind für viele Arbeitnehmer:innen ein attraktiver und wichtiger Benefit. Erfahre, was es bei der „Königsklasse von Remote Work“ zu beachten gibt und welche Vorteile sie Mitarbeitenden und Unternehmen bringt.
Für Menschen, die Auszeiten lieben und gerne Neues entdecken, ist jeder Urlaub eine Bereicherung. Genauso ist Arbeiten im Ausland für viele eine großartige Erfahrung. Warum also nicht beides miteinander verbinden?
Workations eröffnen Arbeitnehmer:innen völlig neue Perspektiven und eine noch bessere Balance zwischen Beruf und Freizeit.
Die Unternehmen, die ihren Angestellten Workations ermöglichen, profitieren von einer erhöhten Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit sowie einem Top-Image als fortschrittlicher Arbeitgeber.
42 Prozent der Arbeitnehmer:innen unter 35 Jahren betrachten die Workation als wichtiges Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Das ergab eine Umfrage des Unternehmens Cisco und des Marktforschungsinstituts Yougov im Sommer 2023.
Entsprechende Angebote machen Arbeitgeber attraktiv und verschaffen ihnen maßgebliche Vorteile im Wettbewerb um die besten Fachkräfte.
Wir beantworten die häufigsten Fragen zum Thema Workation.
Was ist eine Workation?
Im Unterschied zu Sabbaticals und anderen Auszeiten ohne Arbeit werden beim Auszeitenformat Workation Arbeit und Urlaub – Work & Vacation – miteinander kombiniert.
Die Remote Worker bleiben Mitarbeitende des Unternehmens, arbeiten aber vorübergehend von einem anderen Land aus für ihren Arbeitgeber.
Der Arbeitsplatz im Ausland kann ein Home Office im Ferienhaus, ein Hotelzimmer oder auch das Café am Strand sein.
Die 4 wesentlichen Merkmale von Workations zusammengefasst:
- Die Mitarbeitenden arbeiten für eine begrenzte Zeit vom Ausland aus.
- Sie behalten ihren Wohnsitz im Heimatland bei.
- Der Aufenthalt ist privat motiviert, erfolgt also auf Wunsch bzw. Eigeninitiative des Mitarbeitenden.
- Die Tätigkeit nutzt ausschließlich dem heimischen Arbeitgeber, ohne lokale wirtschaftliche Aktivität zu erzeugen.
Welche Vorteile hat mobiles Arbeiten im Ausland?
Von Workation-Angeboten profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende. Wir haben die wichtigsten Vorteile aufgelistet:
- Zufriedenheit: Workations tragen zu einer guten Work-Life-Balance bei und zufriedene Mitarbeitende bleiben gerne im Unternehmen.
- Flexibilität: Die Freiheit, sich für ein spannendes Land auch mal mehr Zeit nehmen zu können, eröffnet neue Reisemöglichkeiten.
- Motivation: Ein Arbeitsplatz und ein Klima nach eigenen Wünschen können für die Motivation Wunder bewirken.
- Entspannung: Sonnenbaden am Strand oder eine kleine Wandertour – Workations bieten nach Feierabend gute Möglichkeiten, Stress abzubauen und etwas für die Gesundheit zu tun.
- Erholung: Dem Alltag für eine Weile zu entfliehen ohne sich fragen zu müssen, ob die Urlaubstage reichen, kann Balsam für die Seele sein.
- Erfahrung: Arbeitnehmer:innen schulen ihre Eigenständigkeit, lernen Kulturen kennen und sammeln sprachliches Wissen.
- Selbstbewusstsein: Alleine zu reisen und unerwartete Herausforderungen zu meistern, ist gut für die persönliche Entwicklung.
- Kontakte: Neue Menschen im Coworking-Café oder beim Erkunden der Umgebung kennenzulernen, schafft wertvolle Verbindungen.
- Kreativität: Neue Eindrücke können Inspiration und innovative Ideen bringen.
- Fokus: Der Abstand von privaten Verpflichtungen kann helfen, die Arbeitszeit konzentrierter zu nutzen.
- Vertrauen: Mitarbeitende schätzen die Freiheit, die ihnen der Arbeitgeber gibt, und fühlen sich durch das Vertrauen auch selbst wertgeschätzt.
Natürlich bringen Workations auch Herausforderungen. Für Arbeitgeber stellt sich die Frage: Gibt es Beschäftigte, für die eine Workation aus familiären, gesundheitlichen oder finanziellen Gründen nicht infrage kommt? Damit sich diese Mitarbeitenden nicht benachteiligt fühlen, sollten Unternehmen den Nachteil durch andere Benefits ausgleichen.
Angestellte auf Workation müssen hingegen darauf achten, ihren Arbeitsalltag so zu organisieren, dass die Kommunikation mit dem Team genauso gut verläuft wie im Büro.
Die Effizienz darf nicht leiden. Jemand, der sich durch den neuen Arbeitsort ablenken lässt, sollte Urlaub und Arbeit besser weiterhin trennen.
Gut zu wissen: Ein Recht auf Workation gibt es nicht. Voraussetzung ist also immer die Zustimmung des Arbeitgebers. Betriebe, in denen Workation erlaubt ist, halten dies als Vereinbarung in Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen fest.
Betriebliche Funktion: Die Bedeutung der Arbeitnehmer-Rolle
Die Rolle bzw. Funktion der Beschäftigten kann gravierende Auswirkungen auf die Möglichkeiten und die Bewertung einer Workation haben.
Ein Beispiel: Grundsätzlich dürfen Mitarbeitende während der Workation im Ausland keine Verträge abschließen und auch nicht an Vertragsverhandlungen teilnehmen. Insbesondere für Vertriebsmitarbeiter:innen und Einkäufer:innen kann dies problematisch sein. Schon das Vorliegen einer wirtschaftlichen Vollmacht reicht aus, um die Tätigkeiten bei Workations einzuschränken.
Mögliche Auswirkungen der Arbeitnehmer-Rolle auf die Workation
Abhängig von der Rolle und den konkreten Tätigkeiten besteht das Risiko, dass Arbeitnehmer:innen für ihren Arbeitgeber eine Betriebsstätte im Ausland begründen.
Die Folge sind Steuerpflichten (Unternehmenssteuer, Lohnsteuer) sowie Registrierungspflichten für das Unternehmen auf der einen Seite und eine persönliche Steuerpflicht für die Mitarbeitenden auf der anderen Seite.
Für Arbeitgeber ist es eine Herausforderung, immer auf dem aktuellen Stand der rechtlichen Regelungen zu bleiben, um Workations entsprechend der geltenden Gesetze zu organisieren und zu managen.
Vermeide Einzelfallprüfungen, minimiere Compliance-Risiken
Mit WHATEVER.WORKS managst du Workations mit wenigen Klicks. Du gibst bürokratische Aufgaben an uns ab und bleibst durch unsere automatische Risikobewertung rechtlich auf der sicheren Seite.
Welche steuerlichen Aspekte gibt es zu beachten?
Sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht ist es im Rahmen von Workations wichtig, eine Steuerpflicht im Ausland zu vermeiden.
Auf Arbeitgeberseite geht es in erster Linie darum, die Begründung einer Betriebsstätte und daraus resultierend die Besteuerung von Unternehmensgewinnen sowie Arbeitslohn der Mitarbeitenden im Workation-Land zu vermeiden. Zudem kann die Begründung einer Betriebsstätte einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringen.
Auch Bußgelder können verhängt werden, wenn das Unternehmen seinen Registrierungs- und Erklärungspflichten im ausländischen Staat nicht oder zu spät nachkommt.
Arbeitnehmer:innen müssen darauf achten, dass durch die Workation keine persönliche Einkommensteuerpflicht im Ausland entsteht.
Wird ein Remote Worker im Ausland steuerpflichtig, so kann dies dazu führen, dass sich das deutsche Unternehmen in dem betreffenden Land registrieren und dort Lohnsteuer abführen muss.
Eine individuelle Fallprüfung ist bei jeder Workation dringend zu empfehlen, um das Risiko von vornherein zu minimieren.
👉 Wie Arbeitgeber die Begründung einer Betriebsstätte im Ausland vermeiden können, erfährst du hier.
Was die Einkommenssteuer betrifft, spielt die Zahl 183 bei Workations eine wichtige Rolle. Damit Arbeitgeber die Einkommens- bzw. Lohnsteuer in Deutschland abführen können, dürfen ihre Beschäftigten nicht länger als 183 Tage im Ausland arbeiten.
Dauert der Arbeitsaufenthalt länger, wird man in diesem Land steuerpflichtig. Arbeitsfreie Tage sowie Krankheits- und Urlaubstage zählen meist dazu. Auch hier gibt es jedoch auch noch diverse andere Voraussetzungen und Kriterien.
Damit Arbeitgeber bei uns auf der sicheren Seite sind, orientieren sich die Rahmenbedingungen, die WHATEVER.WORKS aufgestellt hat, nicht an der 183-Tage-Regelung. Unsere Plattform bietet bewusst die Grenze von 40 Workation-Tagen im Jahr, um alle kritischen zeitlichen Grenzen für alle relevanten Rechtsgebiete zu berücksichtigen.
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Wie wirkt sich die Arbeit im Ausland auf die Sozialversicherung aus?
Einer der wichtigsten Aspekte bei Workations ist die Sozialversicherung, zu der die gesetzliche Krankenversicherung, die gesetzliche Unfallversicherung, die Rentenversicherung, die Pflegeversicherung und die Arbeitslosenversicherung gehören.
Eine Workation sollte immer darauf angelegt sein, dass die oder der Beschäftigte auch während der Arbeit im Ausland in der deutschen Sozialversicherung verbleibt. Zusätzlich sollte sichergestellt sein, dass sie oder er dies auch gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen kann. Das ist jedoch nicht immer ohne Weiteres der Fall.
Innerhalb der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz ist dies relativ unproblematisch. Wenn die Workation die Voraussetzungen einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne erfüllt, sind die deutschen sozialversicherungsrechtlichen Regelungen weiter anwendbar, es bleibt also beim deutschen Sozialversicherungsschutz.
Um dies gegenüber den ausländischen Behörden nachzuweisen und zu vermeiden, dass die oder der Mitarbeitende auch im Ausland Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss, muss der Arbeitgeber eine sogenannte A1-Bescheinigung beantragen, die der Arbeitnehmer mit sich führen muss.
A1-Bescheinigung: Nachweis der Sozialversicherung im Ausland
Die Zugehörigkeit zur deutschen Sozialversicherung müssen deine Mitarbeitenden, die im Ausland arbeiten, nachweisen. Im europäischen Ausland (EU, EWR, Schweiz) erfolgt dieser Nachweis durch die A1-Bescheinigung.
Für jede Workation muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden und sie ist auch bei kurzen Arbeitsaufenthalten im EU-Ausland Pflicht.
Liegt bei einer Kontrolle im Zielland keine gültige A1-Bescheinigung vor, kann dies zu Geldbußen für den Arbeitnehmer führen. Auch die Erhebung von Sozialversicherungsbeiträgen für die ausländischen Versicherungsträger ist eine mögliche Folge.
👉 Wo und wie wird eine A1-Bescheinigung beantragt? Welche Bestimmungen gelten im Detail? Wir erklären es in unserem Artikel A1-Bescheinigung bei Remote Work aus dem Ausland.
Was ist bei der Krankenversicherung wichtig?
Auch wenn Mitarbeitende während ihrer Workation über die deutsche Sozialversicherung versichert sind, kann sich im Krankheitsfall eine Absicherungslücke auftun. Denn die gesetzliche Krankenversicherung erstattet die Kosten nur in der Höhe, in der sie auch in Deutschland angefallen wären.
Ist die Behandlung im Ausland kostspieliger als in Deutschland, muss die oder der Beschäftigte die Differenz zwischen dem zu erstattenden Betrag und den Behandlungskosten zunächst selber zahlen und hat dann im Nachhinein einen Erstattungsanspruch gegen den Arbeitgeber.
Wann erfüllt eine Workation die Voraussetzung einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn und welche gesetzlichen Regelungen solltest du beachten? Welche Risiken und Pflichten gibt es bei der Krankenversicherung während einer Workation? Wie sieht es bei einer privaten Krankenversicherung aus?
👉 In unserem Artikel Sozialversicherung & Krankenversicherung bei Workations: Was müssen Mitarbeitende und Arbeitgeber beachten? haben wir alles zusammengefasst. Dort findest du auch hilfreiche Informationen zum Thema Rentenversicherung bei Remote Work im Ausland.
Welches Arbeitsrecht gilt bei einer Workation?
Welches Arbeitsrecht gilt, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Tätigkeiten für ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland vom EU-Ausland aus erledigen – das deutsche oder das des ausländischen Staates?
Wenn der Schwerpunkt der Beschäftigung weiterhin in Deutschland bleibt und die Tätigkeit im Ausland mit Zustimmung des Arbeitgebers erfolgt, gilt auch weiterhin das deutsche Arbeitsrecht – zumindest dann, wenn die oder der Mitarbeitende nur vorübergehend aus dem Ausland arbeitet.
Innerhalb der EU gibt es allerdings in jedem Land die sogenannten Eingriffsnormen. Das sind zwingende Vorschriften, welche die Länder als entscheidend für die Wahrung des öffentlichen Interesses ansehen. Sie sind vorrangig anwendbar, also auch im Rahmen einer Workation zu beachten. Dies können zum Beispiel Feiertagsregelungen sein.
👉 Mehr dazu, was bei Workations in Bezug auf Arbeitsrecht gilt und welche Regeln Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber beachten müssen, erfährst du in unserem Artikel zum Thema.
Datenschutz und IT-Sicherheit bei der Arbeit im Ausland
Workations bringen spezifische IT-Sicherheitsrisiken mit sich. Vor allem, wenn Mitarbeitende auf unternehmensbezogene Daten zugreifen. Diese Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen geschützt werden.
Zudem müssen Unternehmen, deren Hauptsitz in der EU, dem EWR oder der Schweiz liegt, unabhängig vom Standort ihrer Beschäftigten den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO entsprechen.
Dies bedeutet, die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleistet werden muss, auch wenn Mitarbeitende aus dem Ausland arbeiten.
Die entsprechenden Maßnahmen, wie Passwort- und Geräteschutz, sichere Datenspeicherung oder das Festlegen klarer IT-Richtlinien gelten selbstverständlich auch für die Arbeit in Deutschland. Zusätzlich kann über die Nutzung eines VPN-Netzwerkes nachgedacht werden.
Mobiles Arbeiten ist längst nicht mehr nur digitalen Nomaden vorbehalten. Es gehört in zahlreichen Unternehmen mittlerweile zum Standard einer modernen Arbeitskultur. Wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind und einige Rahmenbedingungen eingehalten werden, lassen sich Workations mit einem geringen administrativen Aufwand managen und die Risiken minimieren. Wir beraten HR-Executives und Geschäftsführer:innen konkret, verständlich und unverbindlich.