Mobiles Arbeiten im Ausland: Effizient, sicher und rechtskonform umsetzen

Neue Arbeitsmodelle haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und prägen den heutigen Berufsalltag. Während der Pandemie wurden Home-Office und flexible Arbeitszeitmodelle zur neuen Normalität, heute erwarten die meisten Mitarbeitenden noch mehr Freiheiten. Mobiles Arbeiten aus dem Ausland ist längst kein Trend mehr, sondern eine Chance für Unternehmen, sich in einem zunehmend globalen Markt als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und Fachkräfte zu gewinnen und zu binden. 

In diesem Artikel erfährst du, was temporäres mobiles Arbeiten aus dem Ausland bedeutet, wie es sich vom Home-Office unterscheidet und welche Rahmenbedingungen zu beachten sind. Außerdem werfen wir einen Blick auf die wichtigsten rechtlichen Aspekte und zeigen, wie Unternehmen temporäre Remote-Arbeit aus dem Ausland effizient und sicher gestalten können.

Was ist mobiles Arbeiten aus dem Ausland und wie unterscheidet es sich vom Home-Office? 

Mobiles Arbeiten im Ausland bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Tätigkeit vorübergehend von einem anderen Land aus zu erledigen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Manche kombinieren ein Sabbatical mit Teilzeitarbeit, andere nutzen die Gelegenheit, um ihre Familie im Ausland zu besuchen, eine Dienstreise zu unternehmen oder um ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen. Auch die Kombination von Urlaub und Arbeit – oft als Workation bezeichnet – gewinnt an Beliebtheit. In einigen Fällen liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber, z. B. wenn eine Niederlassung im Zielland geschlossen wird, aber ein Vertreter vor Ort bleibt.  

Im Gegensatz zum klassischen Home-Office, das in der Regel an die eigene Wohnung gebunden ist, bietet mobiles Arbeiten mehr Flexibilität hinsichtlich des Aufenthaltsorts. Eine Unterscheidung ist wichtig, da Remote Work im Ausland komplexere arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen mit sich bringt. Während Home-Office in der Regel durch bestehende Arbeitsverträge abgedeckt ist, sind hier oft zusätzliche Vereinbarungen und Genehmigungen erforderlich. Auch das heimliche Arbeiten vom Ausland aus, bekannt als Hush Trips, kann für Arbeitgeber erhebliche Risiken bergen. Dabei verlegen Arbeitnehmer:innen ihren mobilen Arbeitsplatz ins Ausland, ohne dies vorher abzusprechen. Warum das problematisch ist, erklären wir in diesem Blogartikel: Heimlich auf Workation. 

• Dauer und Umfang der Tätigkeit: Begrenzung der Workation-Tage zur Vermeidung steuerlicher Risiken.
  
  
• Arbeitsort und Arbeitszeit: Festlegung, wo gearbeitet werden darf und welche Regelungen gelten.
  
  
• Kostenregelungen: Klärung, welche Kosten das Unternehmen oder der Mitarbeiter zu tragen hat.
  
  
• Datensicherheit und technische Anforderungen: Einsatz von VPN und verschlüsselte Speicherung von Unternehmensdaten.
  
  
• Haftung und Risikobewertung: Identifikation möglicher Risiken für Arbeitgeber und Angestellte.
  
  
• Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Einhaltung des Arbeitsrechts, Freizügigkeit, Kranken- und Unfallversicherung
  
  
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Koordination der Mitarbeitenden im Ausland mit dem Team im Unternehmen.
  
  

Eine präzise vertragliche Regelung schafft Klarheit für beide Seiten und gewährleistet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in rechtlich abgesichert sind.

Arbeitserlaubnis: Regelungen innerhalb und außerhalb der EU

Innerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz können EU-Bürgerinnen und -Bürger aufgrund der Arbeitnehmerfreizügigkeit ohne Visum oder Arbeitserlaubnis arbeiten, wobei länderspezifische Meldepflichten der jeweiligen Staaten zu beachten sind.  

Für Staatsangehörige aus Drittstaaten, also Ländern außerhalb der EU, des EWR und der EFTA, gelten strengere Bestimmungen: Sie benötigen in der Regel einen Aufenthaltstitel, der zur Erwerbstätigkeit berechtigt. Arbeiten ohne gültige Genehmigung kann zu hohen Geldstrafen oder sogar zur Einreisesperre führen.

Arbeitszeit: Gesetzliche Vorgaben und Vereinbarungen 

Bei Remote-Arbeit müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeitregelungen auch im Ausland einhalten. Grundsätzlich gilt das deutsche Arbeitsrecht, strengere Regelungen im Zielland haben jedoch Vorrang.  

Arbeitszeiten und Pausen müssen klar vereinbart und dokumentiert werden, insbesondere bei Zeitverschiebungen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen und sollte darauf achten, dass die Angestellten die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten des Gastlandes kennen und einhalten. 

Arbeitsmittel: Ausstattung, Wartung und Datenschutz

Der Arbeitgeber muss die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen und klare Richtlinien zur IT-Sicherheit definieren. Wartungen und Reparaturen sollten idealerweise in Deutschland durchgeführt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.  

Eine externe Datenspeicherung sowie die Nutzung eines VPN-Netzwerks erhöhen zusätzlich die Sicherheit. Insbesondere bei sensiblen Unternehmensdaten im Ausland muss die technische Infrastruktur den Anforderungen an die Datensicherheit genügen. 

Versicherungsrechtliche Aspekte

Beim mobilen Arbeiten im Ausland sind insbesondere die folgenden versicherungsrechtlichen Absicherungen zu beachten: 

• Innerhalb der EU, des EWR und der EFTA bleibt die Sozialversicherungspflicht im Heimatland bestehen und wird durch die A1-Bescheinigung nachgewiesen.  
  
  
• In Drittstaaten entscheidet ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen, ob eine doppelte Beitragspflicht vermieden werden kann. 
  
  
• Der Unfallversicherungsschutz gilt auch im Ausland, sofern die Tätigkeit im Interesse des Arbeitgebers erfolgt. 
  
  
• Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung ist empfehlenswert, da die gesetzliche Krankenversicherung im Ausland oft nur eingeschränkt greift.

Darüber hinaus bestehen in vielen Ländern Meldepflichten für Unternehmen. In der EU ist häufig eine PWD-Meldung (Posting of Workers Directive) nötig, die eine behördliche Anmeldung des Arbeitnehmers vor Arbeitsaufnahme vorschreibt. In Drittstaaten ist häufig ein Certificate of Coverage (CoC) erforderlich, um die Sozialversicherungspflicht im Heimatland sicherzustellen. Unternehmen sollten die jeweiligen Voraussetzungen frühzeitig prüfen lassen, um Bußgelder und rechtliche Risiken zu vermeiden. 

Die steuerlichen Auswirkungen mobiler Arbeit im Ausland hängen von der Dauer des Aufenthalts, der Art der Tätigkeit und den nationalen Steuergesetzen ab. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, wo die Steuerpflicht greift und welche Risiken bestehen. Die wichtigsten steuerlichen Aspekte sind: 

• Die 183-Tage-Regel: In den meisten Fällen entsteht eine Steuerpflicht im Ausland erst, wenn der Aufenthalt mehr als 183 Tage im Jahr beträgt. Dies gilt jedoch nicht pauschal und kann je nach Doppelbesteuerungsabkommen variieren. 
  
  
• Betriebsstättenrisiko: Unternehmen müssen darauf achten, dass durch den mobilen Einsatz ihrer Mitarbeiter nicht ungewollt eine Betriebsstätte im Ausland entsteht. Dies kann zu erheblichen Steuerpflichten führen. 
  
  
• Lohnsteuerpflicht: Grundsätzlich bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer in Deutschland abzuführen. Bei längeren Auslandsaufenthalten kann jedoch eine Lohnsteuerpflicht im Gastland entstehen. 
  
  
• Lokale Steuerpflichten: Einige Länder erheben auch bei kürzeren Aufenthalten Steuern – nationale Regelungen sind daher immer unbedingt zu prüfen. 
  
  
• Vergütungsbestandteile: Sachbezüge, Zulagen oder Aufwandsentschädigungen können steuerlich unterschiedlich behandelt werden. 
  
  
• Individuelle Einzelfallprüfung: Die steuerlichen Konsequenzen hängen oft von Faktoren wie der Dauer, der Art der Tätigkeit und der lokalen Gesetzgebung ab.