Neue Arbeitsmodelle haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und prägen den heutigen Berufsalltag. Während der Pandemie wurden Home-Office und flexible Arbeitszeitmodelle zur neuen Normalität, heute erwarten die meisten Mitarbeitenden noch mehr Freiheiten. Mobiles Arbeiten aus dem Ausland ist längst kein Trend mehr, sondern eine Chance für Unternehmen, sich in einem zunehmend globalen Markt als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und Fachkräfte zu gewinnen und zu binden.
In diesem Artikel erfährst du, was temporäres mobiles Arbeiten aus dem Ausland bedeutet, wie es sich vom Home-Office unterscheidet und welche Rahmenbedingungen zu beachten sind. Außerdem werfen wir einen Blick auf die wichtigsten rechtlichen Aspekte und zeigen, wie Unternehmen temporäre Remote-Arbeit aus dem Ausland effizient und sicher gestalten können.
Mobiles Arbeiten im Ausland bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Tätigkeit vorübergehend von einem anderen Land aus zu erledigen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Manche kombinieren ein Sabbatical mit Teilzeitarbeit, andere nutzen die Gelegenheit, um ihre Familie im Ausland zu besuchen, eine Dienstreise zu unternehmen oder um ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen. Auch die Kombination von Urlaub und Arbeit – oft als Workation bezeichnet – gewinnt an Beliebtheit. In einigen Fällen liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber, z. B. wenn eine Niederlassung im Zielland geschlossen wird, aber ein Vertreter vor Ort bleibt.
Im Gegensatz zum klassischen Home-Office, das in der Regel an die eigene Wohnung gebunden ist, bietet mobiles Arbeiten mehr Flexibilität hinsichtlich des Aufenthaltsorts. Eine Unterscheidung ist wichtig, da Remote Work im Ausland komplexere arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen mit sich bringt. Während Home-Office in der Regel durch bestehende Arbeitsverträge abgedeckt ist, sind hier oft zusätzliche Vereinbarungen und Genehmigungen erforderlich. Auch das heimliche Arbeiten vom Ausland aus, bekannt als Hush Trips, kann für Arbeitgeber erhebliche Risiken bergen. Dabei verlegen Arbeitnehmer:innen ihren mobilen Arbeitsplatz ins Ausland, ohne dies vorher abzusprechen. Warum das problematisch ist, erklären wir in diesem Blogartikel: Heimlich auf Workation.
Damit temporäre Remote-Arbeit aus dem Ausland reibungslos und ohne rechtliche Fallstricke funktioniert, braucht es mehr als nur eine grobe Richtlinie: Steuerrecht, Sozialversicherung, Aufenthaltsrecht und Meldepflichten müssen professionell geplant, umgesetzt und verwaltet werden.
Unternehmen, die frühzeitig klare Prozesse schaffen, profitieren von motivierten Teams, voller Rechtskonformität und minimalem Verwaltungsaufwand. Die folgenden Punkte geben dir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte:
Bei Remote Work aus dem Ausland bleibt das deutsche Arbeitsrecht in der Regel anwendbar, sofern der gewöhnliche Arbeitsort weiterhin in Deutschland liegt. Dies gilt insbesondere bei kurzfristigen Aufenthalten. Allerdings können zwingende Vorschriften des Gastlandes wie Arbeitsschutzbestimmungen, Mindestlohngesetze oder andere arbeitsrechtliche Regelungen zusätzlich gelten.
Unternehmen sollten sich frühzeitig über diese Regelungen informieren, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Denn je länger der Aufenthalt dauert, desto mehr überschneiden sich die rechtlichen Anforderungen der verschiedenen Länder. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welche Regelungen im Gastland gelten und ob teilweise das Recht des Aufenthaltsstaates anzuwenden ist, weil es dem deutschen Recht vorgeht.
Eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag ist essenziell, um klare Vorgaben für das Arbeiten aus dem Ausland zu schaffen. Da der ursprüngliche Arbeitsvertrag oftmals keine expliziten Bestimmungen zu Workation, Homeoffice oder einer Dienstreise enthält, sorgt eine zusätzliche vertragliche Absicherung für mehr Rechtssicherheit. Die Zusatzvereinbarung sollte folgende Punkte regeln:
Eine präzise vertragliche Regelung schafft Klarheit für beide Seiten und gewährleistet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in rechtlich abgesichert sind.
Innerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz können EU-Bürgerinnen und -Bürger aufgrund der Arbeitnehmerfreizügigkeit ohne Visum oder Arbeitserlaubnis arbeiten, wobei länderspezifische Meldepflichten der jeweiligen Staaten zu beachten sind.
Für Staatsangehörige aus Drittstaaten, also Ländern außerhalb der EU, des EWR und der EFTA, gelten strengere Bestimmungen: Sie benötigen in der Regel einen Aufenthaltstitel, der zur Erwerbstätigkeit berechtigt. Arbeiten ohne gültige Genehmigung kann zu hohen Geldstrafen oder sogar zur Einreisesperre führen.
Bei Remote-Arbeit müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeitregelungen auch im Ausland einhalten. Grundsätzlich gilt das deutsche Arbeitsrecht, strengere Regelungen im Zielland haben jedoch Vorrang.
Arbeitszeiten und Pausen müssen klar vereinbart und dokumentiert werden, insbesondere bei Zeitverschiebungen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen und sollte darauf achten, dass die Angestellten die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten des Gastlandes kennen und einhalten.
Der Arbeitgeber muss die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen und klare Richtlinien zur IT-Sicherheit definieren. Wartungen und Reparaturen sollten idealerweise in Deutschland durchgeführt werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Eine externe Datenspeicherung sowie die Nutzung eines VPN-Netzwerks erhöhen zusätzlich die Sicherheit. Insbesondere bei sensiblen Unternehmensdaten im Ausland muss die technische Infrastruktur den Anforderungen an die Datensicherheit genügen.
Beim mobilen Arbeiten im Ausland sind insbesondere die folgenden versicherungsrechtlichen Absicherungen zu beachten:
Darüber hinaus bestehen in vielen Ländern Meldepflichten für Unternehmen. In der EU ist häufig eine PWD-Meldung (Posting of Workers Directive) nötig, die eine behördliche Anmeldung des Arbeitnehmers vor Arbeitsaufnahme vorschreibt. In Drittstaaten ist häufig ein Certificate of Coverage (CoC) erforderlich, um die Sozialversicherungspflicht im Heimatland sicherzustellen. Unternehmen sollten die jeweiligen Voraussetzungen frühzeitig prüfen lassen, um Bußgelder und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Die PWD-Meldung (Posted-Workers-Notification) ist vielen unbekannt, aber für rechtskonforme Einsätze in der EU, insbesondere bei prekären Arbeitsverhältnissen, oft unerlässlich. Sie stellt sicher, dass entsandte Mitarbeitende nach den arbeitsrechtlichen Standards des Ziellandes entlohnt werden. Jedes EU-Land setzt die Entsenderichtlinie unterschiedlich um, Verstöße können Bußgelder von bis zu 500.000 Euro nach sich ziehen. Im Gegensatz zur A1-Bescheinigung, die den Sozialversicherungsstatus klärt, bestätigt die PWD-Meldung die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts.
Verantwortlich für die Meldung ist der entsendende Arbeitgeber, teilweise aber auch das aufnehmende Unternehmen oder der lokale Auftraggeber. Da die Regelungen und Meldefristen variieren, sollte die Meldung nicht vergessen und rechtzeitig überprüft werden. Aufgrund der äußerst komplexen und länderspezifischen Umsetzung und der oft fehlenden Erfahrung seitens der Personalverantwortlichen empfiehlt sich der Einsatz einer zuverlässigen Compliance-Lösung.
Die steuerlichen Auswirkungen mobiler Arbeit im Ausland hängen von der Dauer des Aufenthalts, der Art der Tätigkeit und den nationalen Steuergesetzen ab. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, wo die Steuerpflicht greift und welche Risiken bestehen. Die wichtigsten steuerlichen Aspekte sind:
Temporäre Remote-Arbeit aus dem Ausland eröffnet Unternehmen zahlreiche Chancen: In einer dynamischen Arbeitswelt können sie innovativer, flexibler und erfolgreicher agieren. Sie bleiben wettbewerbsfähig, sind für den demografischen Wandel gerüstet und werden auf dem Arbeitsmarkt als fortschrittlich und attraktiv wahrgenommen. Dabei müssen sie jedoch stets die sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtlichen Herausforderungen im Auge behalten.
Mit einfachen und effizienten Lösungen wie unserer gemeinsam mit KPMG entwickelten Plattform WHATEVER.WORKS unterstützen wir Unternehmen dabei, mobiles Arbeiten im Ausland rechtskonform und effizient zu gestalten. Durch automatisierte Prozesse und klare Richtlinien minimieren wir Risiken, reduzieren den administrativen Aufwand und sorgen für eine einfache Umsetzung.