In diesem Artikel geben wir Antworten auf die Frage nach dem Arbeitsrecht und dem Steuerrecht bei Remote Work aus dem Ausland.
Wenn du als Arbeitgeber deinen Mitarbeitenden eine Workation ermöglichst – sie also mit deiner Zustimmung im Ausland für dein Unternehmen arbeiten (Work) und ihre Zeit außerhalb der Arbeitszeit dort als Urlaub nutzen (Vacation) – bringt dies Pflichten und gewisse Risiken mit sich.
Davon betroffen sind in erster Linie die Bereiche Sozialversicherung, Steuern und Betriebsstätte, Immigration bzw. Aufenthaltsrecht sowie das Arbeitsrecht.
Den Themen Steuerrecht und Arbeitsrecht widmen wir uns hier näher.
Derzeit besteht kein generelles Recht auf Remote Work – weder auf Homeoffice in Deutschland noch auf Workation im Ausland. Doch unzählige Arbeitgeber haben im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung (BV) oder Ergänzungen zur BV Vereinbarungen zu Remote Work getroffen.
Grundsätzlich bleiben bei einer Workation deutsches Arbeitsrecht und die Regelungen des deutschen Arbeitsvertrags anwendbar. Liegt der Schwerpunkt der Beschäftigung und des Arbeitsverhältnisses weiterhin in Deutschland, gilt das deutsche Arbeitsrecht.
Allerdings ergibt sich aus der für grenzüberschreitend tätige Unternehmen geltenden Rom-I-Verordnung, dass bestimmte Rechtsvorschriften des Ziellandes eingehalten werden müssen und im Zweifel den arbeitsvertraglichen Regelungen des Heimatlandes vorgehen.
Die Rom-I-Verordnung gilt für alle Verträge, die seit dem 17. Dezember 2009 geschlossen wurden. Durch die Verordnung wurde, außer für Dänemark, das Europäische Schuldvertragsübereinkommen (EVÜ) ersetzt.
Art. 8 der Rom-I-Verordnung bestimmt unter anderem, dass grundsätzlich das Arbeitsrecht des Staates anwendbar bleibt, in dem der Beschäftigte für gewöhnlich arbeitet.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Denn Art. 9 der Verordnung besagt, dass die sogenannten Eingriffsnormen des Ziellandes gelten. Diese dienen der Wahrung des öffentlichen Interesses, insbesondere der politischen, sozialen oder wirtschaftlichen Organisation des ausländischen Staates. Im Einzelnen sind die Regelungen von Land zu Land unterschiedlich.
Sie umfassen zum Beispiel:
Ein Beispiel: Eine deutsche Arbeitnehmerin möchte den Oktober in Spanien verbringen und von dort aus arbeiten. Grundsätzlich bleibt das deutsche Arbeitsrecht anwendbar. Allerdings ist der 12. Oktober Nationalfeiertag in Spanien. Das bedeutet, dass auch die Arbeitnehmerin aus Deutschland an diesem Tag nicht arbeiten darf.
Die Entsenderichtlinie der EU muss bei einer Workation ebenfalls berücksichtigt werden. Sie kann auch gelten, wenn der Mitarbeitende auf eigenen Wunsch in einem EU-Mitgliedstaat arbeitet und nicht durch den Arbeitgeber entsandt wurde.
Die Mitgliedstaaten haben auf Basis der Richtlinie entsprechende Gesetze erlassen, die für vorübergehende Tätigkeiten eines EU-Bürgers in ihrem Land gelten. Oft sind diese Vorschriften ähnlich den Eingriffsnormen. Ob sie angewendet werden müssen, müssen die Unternehmen für das jeweilige Zielland prüfen.
Für EU-Bürger:innen erleichtert das Freizügigkeitsgesetz Workations. Innerhalb der EU-Staaten sowie des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz dürfen sie ohne Visum und Arbeitserlaubnis einreisen und arbeiten.
Jedoch müssen Arbeitgeber mögliche Meldepflichten im Auge behalten, die je nach Zielland variieren können. Sie beinhalten in der Regel die Übermittlung von Informationen über die Mitarbeitenden und deren Arbeitsbedingungen an lokale Behörden.
Bei Drittstaaten müssen deutsche Arbeitgeber unbedingt individuell prüfen, ob und welche Abkommen mit der EU bestehen und welche aufenthalts- und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen sind. Andernfalls drohen erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
Immer notwendig ist in jedem Fall ein Personalausweis oder Reisepass. Dieser sollte noch mindestens drei Monate gültig sein.
Workation benötigt immer die Zustimmung des Arbeitgebers. Sind sich beide Parteien darüber einig, dass die Arbeit aus dem Homeoffice – oder dem Strandcafé – auch von einem ausländischen Standort aus möglich ist, sollten die Verpflichtungen geklärt und konkrete Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden.
Folgende Punkte sind besonders wichtig:
Tipp: Bei Auslandstätigkeiten mit einer Dauer von mehr als vier Wochen treffen den Arbeitgeber besondere Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz. Hier wird es komplex. Starte daher als Arbeitgeber mit dem Angebot von Workations, die nicht länger als vier Wochen dauern.
Infolge von Remote Work im Ausland kann es zu einer Einkommensteuerpflicht für den Mitarbeitenden im Ausland kommen.
Um dies zu vermeiden, sollte in den Rahmenbedingungen für Workations sichergestellt werden, dass Mitarbeitende nicht in einem Land remote arbeiten dürfen, in dem sie steuerlich ansässig sind oder in dem sich ihr gewöhnlicher Aufenthalt befindet.
Wird ein Mitarbeitender im Ausland steuerpflichtig, muss sie oder er sich in der Regel dort für steuerliche Zwecke registrieren und eine Einkommensteuererklärung abgeben.
Der Prozess ist dabei von Land zu Land unterschiedlich: In manchen Ländern kann die Einkommensteuererklärung online abgegeben werden, in anderen Ländern muss sie schriftlich eingereicht werden. Die Dokumente sind überwiegend in der jeweiligen Landessprache, nur wenige Länder bieten eine englische Übersetzung.
Ob und in welcher Höhe tatsächlich Steuern anfallen, ist ebenfalls unterschiedlich. Gerade im Falle von Workations wird es häufig möglich sein, den Arbeitslohn im Ausland von der Steuer freizustellen. Auch dies muss jedoch in der Regel bei den örtlichen Behörden beantragt werden.
Da Deutschland mit allen EU-Ländern Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat, wird sich eine Doppelbesteuerung, also eine Versteuerung der auf die Workation entfallenden Arbeitseinkünfte im In- und Ausland, in der Regel zwar vermeiden lassen. Auch hier müssen jedoch häufig vorher die entsprechenden Anträge gestellt werden.
Die Zahl 183 taucht im Zusammenhang Remote Work aus dem Ausland bzw. Workation immer wieder auf: Was steckt dahinter?
Als Faustregel kann man sich merken, dass das Besteuerungsrecht für Arbeitseinkünfte erst dann ins Ausland wechselt, wenn ein Mitarbeitender sich dort mehr als 183 Tage aufhält.
Achtung: In den meisten Fällen werden bei der Ermittlung der Anwesenheitstage im Gastland alle Tage hinzugezählt, die man im Land verbringt. Dazu zählen also auch An- und Abreisetage, Wochenenden und Feiertage oder Krankheits- und Urlaubstage. Eine Ausnahme ist zum Beispiel Dänemark. Dort werden nur die Tage gezählt, an denen der Beschäftigte tatsächlich seine Arbeit ausübt.
Es gibt allerdings noch diverse andere Kriterien und Voraussetzungen. Zudem haben die 183 Tage nur für die Einkommensteuer Relevanz.
Für die Begründung einer Betriebsstätte, dem größten Steuerrisiko für Arbeitgeber, spielen die 183 Tage keine Rolle.
Auch die Regeln zur Sozialversicherung bei Remote Work im Ausland und zum Arbeitsrecht sind unabhängig vom 183-Tage-Zeitraum. Daher orientieren sich die Rahmenbedingungen, die WHATEVER.WORKS aufgestellt hat, auch nicht an den 183 Tagen, sondern berücksichtigen kritische zeitliche Grenzen für alle relevanten Rechtsgebiete.
Mit WHATEVER.WORKS sind Remote-Work-Aufenthalte von bis zu 40 Tagen im Jahr möglich. Wir haben diese Grenze bewusst gewählt, da sich damit in einer Gesamtschau aller relevanten Rechtsgebiete auf Grundlage unserer bisherigen Erfahrungen Risiken für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber bestmöglich minimieren lassen.
Hinzu kommt, dass unsere Umfragen ergeben haben, dass die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit einer Workation-Regelung nicht steigt, wenn mehr Tage zugelassen werden. Angestellten ist es vielmehr wichtig, dass die getroffenen Regelungen klar verständlich sind und der Prozess einfach in der Handhabung ist. WHATEVER.WORKS bietet diese Vorteile.
Wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind und einige Rahmenbedingungen eingehalten werden, lassen sich Workations risikominimiert und mit einem geringen administrativen Aufwand managen. Die Expert:innen von WHATEVER.WORKS beraten dich konkret, verständlich und unverbindlich.