Die moderne Arbeitswelt hat sich stark verändert und flexible Arbeitszeitmodelle wie das Home-Office sind heute selbstverständlich. Mit der steigenden Nachfrage nach Unabhängigkeit wächst auch das Interesse an Workations, also temporärer Remote-Arbeit aus dem Ausland. Diese Arbeitsform ermöglicht es Arbeitnehmer:innen und Freiberuflern, neue Energie zu tanken und Abwechslung in den Arbeitsalltag zu bringen.
Für Unternehmen und Mitarbeitende ist es jedoch wichtig, die oft komplexen und länderspezifischen Regelungen zu beachten, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen und Verpflichtungen bei Remote Work im Ausland.
Da viele Länder eigene Regelungen für Arbeitsmodelle haben, müssen Unternehmen vorab klären, welche Rechtslage im Zielland gilt. Neben arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen sowie Aspekten der IT-Sicherheit und des Datenschutzes sind auch praktische Aspekte wie Zeitverschiebung und Sicherheitslage zu berücksichtigen.
Unterschiedliche Bestimmungen zur Sozialversicherungspflicht, Steuerpflicht und Arbeitszeit können die Umsetzung einer Workation beeinflussen. Besonders kritisch sind Fragen der Betriebsstättenregelung, der Einreisebestimmungen und der Doppelbesteuerungsabkommen, die oft im Einzelfall geprüft werden müssen. Ohne sorgfältige Planung können rechtliche Risiken und Bußgelder entstehen.
Nicht jede berufliche Tätigkeit im Ausland fällt unter den Begriff der Workation. Während eine Workation auf Wunsch der Arbeitnehmenden erfolgt und meist privat motiviert ist – etwa zur Verbindung von Arbeit und Urlaub oder zur vorübergehenden Verlagerung des Home-Office – gibt es auch andere Arbeitsmodelle im Ausland, die mit anderen rechtlichen Anforderungen verbunden sind. Die klassische Dienstreise oder langfristige Entsendung ins Ausland wird dagegen vom Arbeitgeber initiiert.
Neben dem mobilen Arbeiten und Entsendungen gibt es auch langfristige Modelle wie die dauerhafte Verlagerung des Arbeitsortes ins Ausland. Entscheidend ist in jedem Fall eine klare Abgrenzung, um rechtliche Risiken für Unternehmen und Mitarbeitende zu minimieren. Unternehmen sollten daher immer prüfen, welche Form der mobilen Arbeit im Ausland von ihren Mitarbeitenden genutzt wird, da sich daraus verschiedene arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen ergeben können.
Remote Work aus dem Ausland ermöglicht es Mitarbeitenden, zeitweise vom Ausland aus zu arbeiten, wirft aber eine Vielzahl rechtlicher Fragen auf. Insbesondere das Arbeitsrecht spielt eine entscheidende Rolle, da unterschiedliche Vorgaben aus dem deutschen Arbeitsrecht und den Bestimmungen des Ziellandes zu beachten sind.
Ein generelles Recht auf ein Home-Office im Ausland oder eine Workation gibt es im deutschen Arbeitsrecht nicht. Arbeitnehmer:innen können nur dann von einem anderen Ort aus arbeiten, wenn es eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung gibt. Auch eine formlose Zustimmung der Arbeitgeber, zum Beispiel per E-Mail, kann ausreichen. Rechtlich bleibt auch bei Remote-Arbeit im Ausland in der Regel das deutsche Arbeitsrecht anwendbar, solange der Schwerpunkt der Tätigkeit und des Arbeitsverhältnisses weiterhin in Deutschland liegt.
Neben den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen ist auch die Dauer der Workation entscheidend. Während kurzfristige Aufenthalte in der Regel unproblematisch sind, kann bei längeren Zeiträumen das Arbeitsrecht des Ziellandes zur Anwendung kommen oder eine steuerliche Betriebsstätte begründet werden. Um diese Unsicherheiten zu reduzieren, wurde zum 1. Juli 2023 eine neue multilaterale Ausnahmevereinbarung eingeführt, die für bestimmte Staaten einheitliche Regelungen zur sozialen Sicherheit schafft.
Auch für Grenzgänger, also Personen mit Wohnsitz im Ausland, die für ein Unternehmen in Deutschland tätig sind, bringt die neue Regelung Erleichterungen. Nun können sie bis zu 49,99 % ihrer Gesamtarbeitszeit im Home-Office im Ausland arbeiten, ohne dass sich ihre Sozialversicherungspflicht ändert. Damit das Abkommen zur Anwendung kommt, müssen die Arbeitgeber bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) eine Ausnahmevereinbarung beantragen.
Wenn Mitarbeitende dauerhaft ins Ausland ziehen und dort im Home-Office für ein deutsches Unternehmen tätig sind, verändert sich die rechtliche Grundlage erheblich. Anders als bei einer befristeten Workation wird der gewöhnliche Arbeitsort ins Ausland verlagert, was arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen nach sich zieht. Eine einfache Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht reicht oft nicht mehr aus, da das Recht des Heimatstaates Vorrang haben kann.
Die steuerlichen Konsequenzen einer Workation hängen maßgeblich von der Aufenthaltsdauer und den Steuergesetzen des Gastlandes ab. In vielen Fällen gilt die 183-Tage-Regelung, die in Doppelbesteuerungsabkommen festgelegt ist. Solange eine Tätigkeit im Ausland weniger als 183 Tage im Steuerjahr ausgeübt wird und das Gehalt weiterhin vom deutschen Betrieb gezahlt wird, bleibt die Steuerpflicht in Deutschland bestehen. Wird diese Frist überschritten oder wird im Zielland eine Betriebsstätte begründet, können Steuerpflichten im Ausland entstehen.
Für Unternehmen ist es wichtig, steuerliche Risiken frühzeitig zu prüfen. Insbesondere bei langfristiger Remote-Arbeit kann eine Lohnsteuerpflicht entstehen, wenn die Gehaltskosten über eine ausländische Einheit laufen. Auch können unterschiedliche nationale Steuergesetze zur Anwendung kommen, so dass eine individuelle steuerliche Prüfung ratsam ist.
In einem weiteren Artikel haben wir die wichtigsten Antworten auf die Frage nach dem Steuerrecht bei Workations genauer beleuchtet.
Eine Betriebsstätte kann entstehen, wenn Mitarbeiter im Zielland geschäftliche Entscheidungen treffen, Verträge abschließen oder Kunden betreuen, was zu einer steuerlichen Erfassung des Unternehmens im Ausland führen kann, einschließlich Registrierungspflichten, Gewinnverlagerung und lokaler Steuererklärungen. Besonders problematisch ist die Tätigkeit von Führungskräften, die zur Begründung einer sogenannten Geschäftsleitungsbetriebsstätte führen kann.
Auch wenn Doppelbesteuerungsabkommen eine Doppelbesteuerung von Unternehmensgewinnen verhindern, bleibt der administrative Aufwand hoch. Oft wird eine Betriebsstätte erst im Nachhinein erkannt, was zu Nachzahlungen und Strafen führen kann. Unternehmen sollten daher Richtlinien festlegen, um das Betriebsstättenrisiko zu minimieren und unerwartete Steuerpflichten zu vermeiden.
Mehr zum Thema findest du in unserem ausführlichen Blogbeitrag zum Risiko der Gründung einer Betriebsstätte bei Workations.
Die Sozialversicherungspflicht bei Workations hängt vom Aufenthaltsstaat, der Dauer und dem Arbeitsumfang ab. Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz bleibt das deutsche Sozialversicherungssystem grundsätzlich bestehen. Ohne eine A1-Bescheinigung droht jedoch die Sozialversicherungspflicht im Zielland, wenn kein Nachweis über den Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem erbracht werden kann. Die A1-Bescheinigung für Workations ist daher ein wichtiger Nachweis, um Doppelversicherungen oder unerwartete Beitragszahlungen im Tätigkeitsstaat zu vermeiden.
In Drittstaaten gelten länderspezifische Regelungen. In einigen Staaten besteht bereits ab dem ersten Arbeitstag eine Sozialversicherungspflicht, die vom Arbeitgeber zu erfüllen ist. Darüber hinaus sollte der Versicherungsschutz geprüft werden, da die deutsche Krankenversicherung nicht immer alle Kosten im Ausland abdeckt. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung kann notwendig sein.
Das Thema Sozialversicherung & Krankenversicherung bei Workations haben wir in einem eigenen, ausführlichen Blogartikel behandelt.
Unternehmen sollten klare Regelungen treffen, um eine rechtskonforme Grundlage für Workations zu schaffen. Dazu gehört auch die Festlegung der Voraussetzungen, unter denen diese temporäre Arbeit aus dem Ausland genehmigt wird, sowie die Klärung, welche Bestimmungen des deutschen und ausländischen Arbeitsrechts gelten. Insbesondere Fragen zur Arbeitszeit, zur Erreichbarkeit und zu möglichen Einschränkungen durch gesetzliche Regelungen im Zielland sollten vorab schriftlich festgehalten werden.
Es ist wichtig, die Dauer der Workation festzulegen, da sich daraus unterschiedliche rechtliche Konsequenzen ergeben können. Bei Aufenthalten unter vier Wochen besteht in der Regel kein unmittelbarer arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf, es sollte jedoch geprüft werden, ob eine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis erforderlich ist. Während innerhalb der EU die Arbeitnehmerfreizügigkeit gilt, können außerhalb der EU länderspezifische Regelungen gelten. Darüber hinaus sind die arbeitsrechtlichen Vorgaben des Ziellandes zu beachten, beispielsweise Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen und Entlohnung. Unternehmen und Arbeitnehmer:innen sollten sich daher frühzeitig über die lokalen Bestimmungen informieren.
Eine Workation benötigt immer die Zustimmung der jeweiligen Arbeitgeber. Haben sich beide Seiten darauf geeinigt, dass das Arbeiten aus dem Home-Office im Ausland möglich ist, sollten alle Details in einer Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden. Diese regelt unter anderem die Erreichbarkeit, die zeitliche Begrenzung des Aufenthalts, Fragen der Kostenerstattung sowie steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen vor Beginn der Workation folgende Fragen klären: Welche Länder sind für eine Aktivität zugelassen? Welche Tätigkeiten sind erlaubt? Sind bestimmte Personengruppen ausgeschlossen? Außerdem sollte eine Rückkehrverpflichtung festgelegt werden, um klare Rahmenbedingungen zu schaffen.
Ob für eine Workation eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Land, der Dauer des Aufenthalts und dem Arbeitsmodell ab. Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gilt das Freizügigkeitsabkommen, sodass Arbeitnehmende in der Regel keine zusätzlichen Bewilligungen benötigen.
Allerdings können nationale Vorschriften wie Meldepflichten oder steuerliche Bestimmungen gelten. In Drittstaaten sind die nationalen Bestimmungen zu beachten, da eine unerlaubte Tätigkeit strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Viele Länder bieten spezielle Remote-Work-Visa an, die eine vorübergehende Arbeit aus dem Ausland ermöglichen, jedoch mit unterschiedlichen Voraussetzungen.
Das Freizügigkeitsabkommen innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz gewährt EU-Bürgern das Recht, ohne Visum in diese Staaten einzureisen und dort zu arbeiten. Sie dürfen dort ohne Arbeitserlaubnis arbeiten, sich aufhalten und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Zielland leben. Sie dürfen in Bezug auf Arbeitsbedingungen, Sozialleistungen und steuerliche Vergünstigungen nicht anders behandelt werden als die Staatsangehörigen des jeweiligen Landes. Die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten werden durch einheitliche Koordinierungsregelungen abgestimmt, sodass bestimmte Ansprüche aus der Kranken- und Sozialversicherung auf die Systeme des Ziellandes übertragen werden können. Auch berufliche Qualifikationen können oft grenzüberschreitend anerkannt werden.
Die Freizügigkeit gilt für Arbeitssuchende, Beschäftigte, Rückkehrer aus dem Ausland und deren Familienangehörige, jedoch mit Einschränkungen in sicherheitsrelevanten Berufen oder im öffentlichen Dienst. Vor einer Workation sollten sich Arbeitgeber und Mitarbeitende umfassend über die nationalen Regelungen und Voraussetzungen informieren.
In Zeiten des Fachkräftemangels ist Flexibilität ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Workations steigern nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden, sondern eröffnen auch neue Chancen für das Unternehmen selbst. In einer dynamischen Arbeitswelt kann es innovativer, flexibler und erfolgreicher agieren. Es bleibt wettbewerbsfähig, ist für den demografischen Wandel gerüstet und wird auf dem Arbeitsmarkt als fortschrittlich und attraktiv wahrgenommen. Ein scheinbar unbedenklicher Workation-Aufenthalt kann jedoch mit hohen Bußgeldern, Steuerforderungen oder sogar Haftungsrisiken verbunden sein.
WHATEVER.WORKS bietet mit der gemeinsam mit KPMG entwickelten Plattform eine automatisierte Lösung zur Abschätzung der steuer-, sozialversicherungs- und datenschutzrechtlichen Risiken. Mit effizientem Compliance-Management und intelligenter Software kannst du die Workations-Prozesse optimieren, alle Voraussetzungen berücksichtigen und eine Umsetzung gewährleisten, die den Anforderungen des Arbeitsrechts entspricht.